Juhatuse koosoleku protokoll – näidis 2026

Seadus reguleerib juhatuse koosolekuid napilt — ja just sellepärast jäävad need tihti üldse protokollimata. Kuni kõik sujub, pole sellest lugu. Probleem tekib siis, kui vahetub juhatus, vaidlustatakse leping või revident küsib, kes otsustas katuseremondi tellida. Vastus “rääkisime trepikojas läbi” ei aita kedagi.

Miks protokollida

• Lepingud ja maksed. Kui ühistu sõlmib lepingu või teeb erakorralise makse, peab hiljem olema näha, et juhatus selle otsustas — mitte üks liige omal käel;
• vastutuse jaotus. Protokoll fikseerib, kes mille eest vastutab ja mis tähtajaks;
• järjepidevus. Uus juhatus saab vanadest protokollidest kätte kogu otsustusloo — ilma nendeta algab iga koosseis nullist;
• kui põhikiri sätestab juhatuse otsuste vormistamise korra, on protokoll kohustuslik ka formaalselt.

Mis on näidises

1. lühipäis: aeg, koht või vorm (sh e-koosolek), osalejad;
2. päevakord ja iga punkti juures otsus, vastutaja ja tähtaeg;
3. eriarvamuse fikseerimise koht — juhatuse liikme vastutuse seisukohalt oluline;
4. järgmise koosoleku aeg.

Näidis on teadlikult ühe lehekülje pikkune: protokoll, mille täitmine võtab kümme minutit, saab ka päriselt täidetud.

Levinud vead

Protokollitakse ainult “suured” otsused. Väike korduv makse ilma otsuseta on auditis sama küsitav kui suur. Reegel olgu lihtne: kõik, mis puudutab raha või lepinguid, kirja.

Otsusel pole vastutajat ega tähtaega. “Otsustati tegeleda” ei ole otsus. Näidise tabelis on mõlemad väljad kohustuslikud.

Eriarvamust ei fikseerita. Juhatuse liige, kes otsusega ei nõustunud, vastutab koos teistega, kui tema eriarvamus pole kirjas.