Korteriühistu raamatupidamise nõuded
Raamatupidamine korteriühistule, mida seadus nõuab: kassapõhine või tekkepõhine arvestus, kuni 10 korteriga ühistu erisused, majandusaasta aruande tähtaeg ja kes selle esitab.
Korteriühistu raamatupidamisel on kaks eripära, mis eristavad seda tavalise äriühingu arvestusest: kulud jaotatakse korteriomanike vahel kokkulepitud aluste järgi, ja ühistu suurus otsustab, kui keeruline arvestus üldse peab olema. Alljärgnev on kokkuvõte sellest, mida seadus nõuab.
Kui soovid arvestuse hoopis üle anda, vaata raamatupidamisteenust korteriühistule.
Kassapõhine või tekkepõhine arvestus?
Siin läheb piir kümne korteriomandi juurest ja see on kõige sagedamini teadmata jäänud reegel.
Kuni 10 korteriomandit
Korteriomandi- ja korteriühistuseaduse § 50 lõike 2 järgi võib kuni kümne korteriomandiga ühistu pidada kassapõhist raamatupidamist, kui põhikiri ei sätesta teisiti. Kanne tehakse siis, kui raha liigub, mitte siis, kui arve saabub: elektrikulu kajastub maksmise hetkel, mitte arve saabumise kuul.
Lisaks: kui kuni kümne korteriomandiga ühistut valitsetakse ühiselt ehk juhatust ei ole moodustatud, siis majandusaasta aruande esitamise kohustust ei ole.
Praktikas tähendab see, et väike ühistu maksab sageli keeruka teenuse eest, mida tal vaja ei ole. Tasub oma põhikiri üle vaadata, enne kui tekkepõhist arvestust tellima hakatakse.
11 korteriomandit ja rohkem
Suurem ühistu peab pidama tekkepõhist arvestust: kulu kajastub siis, kui see tekib, sõltumata sellest, millal makstakse. Majandusaasta aruanne tuleb koostada ja äriregistrile esitada.
Tekkepõhine arvestus nõuab järjepidevust kogu aasta jooksul. Eelarve täitmine ja remondifondi seis peavad olema iga kuu jälgitavad, sest aasta lõpus kokku lappimine on see, kus enamik vigu tekib.
Mida korteriühistu arvestus aasta jooksul sisaldab
Arvestus on tsükkel: kaksteist kuulõppu, jooksvad deklaratsioonid ja üks aruanne, mis peab kõigega kokku minema.
Iga kuu
- Ostuarvete kanded ja kulude jaotus korterite vahel: üldpind, tarbimine, korterite arv või ühistu enda kehtiv valem
- Korteriomanike arvete koostamine ja väljasaatmine, e-arvena panka või e-postiga
- Laekumiste sidumine arvetega ja võlgnevuste jälgimine korteri kaupa
- Pangakannete töötlemine ja kooskõlastamine
- Kuuaruanne juhatusele: bilanss, tulem, eelarve täitmine, remondifondi seis, võlgnike nimekiri
Jooksvalt, vastavalt vajadusele
- Palgaarvestus juhatuse liikmetele ja töötajatele koos TSD-ga
- Käibemaksuarvestus ja KMD, kui ühistu on käibemaksukohustuslane
- Töötamise registri kanded, haiguslehed, puhkusearvestus
- Statistikaameti aruanded
Kord aastas
- Majandusaasta aruande koostamine ja ettevalmistamine äriregistrile esitamiseks
- Üldkoosoleku materjalide arvuline pool: eelarve täitmine, remondifondi kasutus, võrdlus eelmise aastaga
- Järgmise aasta eelarve ja majanduskava arvutuslik alus
- Aasta lõpu inventuur: nõuded, kohustused, laenud
Majandusaasta aruanne
Tähtaeg
Aruanne tuleb äriregistrile esitada kuue kuu jooksul majandusaasta lõpust. Kalendriaastapõhise majandusaasta puhul on tähtaeg seega 30. juuni. Esitamine käib elektrooniliselt ettevõtjaportaali kaudu.
Hilinemine ei ole vormitäide. Äriregister võib rakendada sunniraha, mis on suunatud juhatuse liikmetele isiklikult, ja pikaajalise tegevusetuse korral algatada ühistu registrist kustutamise.
Kes esitab ja kes vastutab
Aruande esitab juhatus. Korteriühistu raamatupidaja koostab aruande ja annab selle üle esitamiseks valmis kujul, juhatus vaatab üle, kinnitab ja esitab.
See vahe on oluline: esitamise eest vastutab seaduse järgi ühistu juhatus, mitte raamatupidamisteenuse osutaja. Raamatupidaja vastutab selle eest, et arvestus oleks õige ja aruanne õigeaegselt valmis. Kui raamatupidamisbüroo pakub, et esitab aruande teie eest, tasub üle küsida, kes kannab siis hilinemise või vea eest vastutust.
Korduma kippuvad küsimused
Kas väike korteriühistu peab üldse raamatupidamist pidama?
Peab, aga lihtsamat. Kuni kümne korteriomandiga ühistu võib pidada kassapõhist arvestust, kui põhikiri ei sätesta teisiti (KrtS § 50 lg 2). Kui selline ühistu on ka ühiselt valitsetav, ei pea ta majandusaasta aruannet esitama.
Millal tuleb korteriühistu majandusaasta aruanne esitada?
Kuue kuu jooksul majandusaasta lõpust. Kalendriaasta puhul on tähtaeg 30. juuni. Aruanne esitatakse äriregistrile elektrooniliselt.
Kuidas jaotatakse kulud korterite vahel?
Vastavalt üldkoosoleku otsusele või põhikirjale. Levinuim on jaotus kaasomandi osa ehk üldpinna järgi, aga vesi ja soojus jaotatakse sageli tarbimise järgi ning prügivedu korterite arvu järgi. Ühes majas on tavaliselt korraga kasutusel mitu alust ja just see teebki igakuise jaotuse käsitööks.
Mis on remondifond ja kuidas seda kajastatakse?
Remondifond on korteriomanike sihtotstarbeline sissemakse tuleviku remonditöödeks. Seda kogutakse eraldi ja kajastatakse arvestuses eristatavalt jooksvatest majandamiskuludest, et üldkoosolek näeks, kui palju on kogutud ja kui palju kasutatud.
Kas korteriühistu peab olema käibemaksukohustuslane?
Üldjuhul ei pea. Korteriomanikelt kogutavad majandamiskulud ei ole käive. Kohustus võib tekkida siis, kui ühistul on kõrvaltegevust, näiteks pindade või fassaadi väljarentimine, ja käive ületab registreerimispiiri.
Kes vastutab, kui arvestuses on viga?
Teenuslepingu järgi vastutab arvestuse õigsuse eest teenuse osutaja. Aruande esitamise ja üldkoosolekule esitatud andmete eest vastutab juhatus. Just see juhatuse liikme isiklik vastutus on põhjus, miks paljud ühistud arvestuse üldse üle annavad.
Kas anda arvestus üle?
Kui juhatus ei taha seda tsüklit ise vedada, teeme selle ära: igakuine arvestus, kulude jaotus, korteriomanike arved, majandusaasta aruanne, ja Premisio tarkvara on hinna sees.